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Autor: Silke Bootz

  • Erfolgsfaktoren im Change Teil 1: Empathische Einbindung

    Erfolgsfaktoren im Change Teil 1: Empathische Einbindung

    Erfolgsfaktoren im Change

    Teil 1: Empathische Einbindung

    Einführung

    Der Umgang mit Veränderungen war für Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen immer schon wichtig. Doch mit der Digitalisierung unserer (Arbeits-)Welt verändert diese sich nachhaltig und immer schneller. Technologien halten immer mehr Einzug in unsere Arbeitsweisen, die Umwelt wird komplexer und dynamischer und die Kunden und deren Wünsche anspruchsvoller. Damit einhergehend verändern sich auch die Anforderungen an die Mitarbeiter schneller denn je.

    Um auf diese ‘Reise’ alle Mitarbeiter optimal einzubinden, vorzubereiten 
    und entsprechend zu entwickeln
    , ist ein professionelles Change Management unerlässlich. 
     

    Inhalt

    Empathische Einbindung 

    Unser Erfolgsfaktor ist in erster Linie nicht das Projekt, der Prozess oder die Veränderung selber, sondern die Einbindung und der empathische Umgang mit den beteiligten Mitarbeitern. Wenn diese bereits in einem sehr frühen Stadium einbezogen werden, verdoppeln Sie die Chancen, die Ziele zu erreichen – und machen Sie so zum Treiber des Wandels. 

    Doch selbstverständlich hat jede Veränderung auch eine emotionale Seite und Sie werden aus diesen Gründen bei der Einbindung sicherlich oftmals auf unsichtbare Grenzen stoßen, welche die Veränderung blockieren. Oft handelt es sich hierbei um ungeschriebene Normen und Regeln oder um die Gewohnheiten, die sich im Laufe der Zeit in einem Unternehmen etabliert haben und sich der Veränderung in den Weg stellen. “Das haben wir schon immer so gemacht / wir können die Prozesse nicht einfach so über Bord werfen” werden Aussagen sein, die Sie sicherlich zu hören bekommen. 

    Dabei sind diese Art Aussagen nicht gegen Sie oder die Tätigkeit gerichtet: Die Natur liebt das Gleichgewicht – und Menschen tun das auch. Nur die allerwenigsten verändern sich gerne, zumindest nicht ohne Not und ohne Notwendigkeit. Als Energiesparer (und das sind wir Menschen nun einmal) wird in der Regel zunächst alles dafür getan, eine Veränderung zu vermeiden. Denn eine Veränderung bedeutet auch, mehr Energie aufzuwenden als alles so zu belassen wie es ist. Und das ist der Grund, weshalb jede Veränderung bei einem Menschen eine ’emotionale Reise’ auslöst. Diese Reise verläuft von anfänglicher Ablehnung (“Das machen die nicht wirklich”) über einen Prozess des Widerstandes (“Da mache ich nicht mit”), der gleichzeitig auch den Tiefpunkt des Veränderungswillens darstellt. Die emotionalen Reaktionen vollziehen sich nach Richard K. Streich in 7 Phasen:  

    Wurden diese emotionalen Phasen durchlaufen, setzen sich die Betroffenen erst rational mit der Veränderung auseinander und entdecken Vorteile der Veränderung, bevor sie im letzten Schritt bereit sind, diese mitzutragen. Die meisten Menschen durchlaufen so einen Veränderungsprozess, wenn es zu Neuerungen kommt – jeder in seiner eigenen Geschwindigkeit und Intensität. Abhängig von Ihrer Funktion im Veränderungsprozess ist es deshalb essentiell, diese Phasen der Veränderung immer im Hinterkopf zu behalten und gleichzeitig zu bedenken, dass sich jeder Ihrer Kollegen/Kolleginnen unter Umständen in einer anderen Phase befindet und im optimalen Zustand jeweils anders in Bezug auf die Veränderung ‘abgeholt’ werden muss.  

    Ausblick 

    Lesen Sie im nächsten Blog-Beitrag, welche Rolle Kommunikation im Change spielt und wie Sie eine überzeugende Change Kommunikation aufbauen.  

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    tobias.fortmann@telefonakademie.de

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  • Professionelles Onboarding

    Professionelles Onboarding

    Professionelles Onboarding

    Einführung


    Haben Sie sich eigentlich schon einmal Gedanken darüber gemacht, was es ein Unternehmen kostet, eine
    n neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin einzustellen?

    Wahrscheinlich wird es Sie ‘vom Hocker hauen’, wenn Sie diese Zahlen einmal analysieren.

    Das beginnt z.B. schon dabei, dass das Profil der Stelle abgecheckt und evtl. angepasst wird, die Stelle geschaltet, evtl. externe Unterstützung für die Besetzung mit herangezogen, die Bewerbungen gesichtet, Gespräche geplant, geführt, analysiert, dokumentiert, der Einarbeitungsprozess geregelt wird und so weiter und so fort. 

    Bei so einer Investition – bei der Sie als Unternehmen in Vorleistung gehen – sollten Sie alles darangeben, den Mitarbeiter / die Mitarbeiterin so gut wie möglich und so schnell wie möglich an Ihr Unternehmen zu binden und fit für den neuen Job zu machen. Dieser Prozess bzw. diese Start-, und Einarbeitungsphase wird auch ‘Onboarding’ genannt. Der neue Mitarbeiter/Mitarbeiterin soll so schnell wie möglich an Bord Ihres Schiffes kommen und das Steuer selber übernehmen.

    Doch hierfür werden zunächst noch spezielle Fähigkeiten, Kenntnisse und Einweisungen notwendig. Denn auch wenn Ihr Mitarbeiter / Mitarbeiterin schon einmal ein Schiff gesteuert hat, wird er/sie sicherlich nicht sofort zum Steuer greifen können, sondern sich zunächst einmal mit dem Schiff, der Route, den Gegebenheiten, der Crew etc. vertraut machen müssen. 

    Inhalt

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    Erfolgreiches Onboarding

    Einen dezidierten Einarbeitungsplan zu erstellen, der den Anforderungen der Stelle gerecht wird, ist das Eine. Einige andere Aspekte, die neben dem fachlichen Inhalt ebenso zu beachten sind, möchte ich hier einmal auflisten: 

    Professionelle Vorbereitung

    Eine professionelle Vorbereitung für den Start des/der neuen Kollegen/Kollegin beginnt bereits unmittelbar nach der Zusage. Je nach zu besetzender Stelle kann zwischen Zusage und Starttag im Unternehmen schon einmal einige Zeit vergehen. Halten Sie dennoch den Kontakt zu Ihrem/Ihrer neuen Kollegen/Kollegin um schon zu diesem Zeitpunkt an der Mitarbeiterbindung zu arbeiten.  

    Neben den Kontaktaufnahmen zählt aber auch die Vorbereitung des Arbeitsstarts mit zur Vorbereitungsphase. Es geschieht leider in der Praxis immer wieder, dass bei Arbeitsantritt noch kein Arbeitsplatz eingerichtet wurde, Hardware nicht vorhanden ist, Zugangsdaten fehlen oder der Einarbeitungsplan noch nicht erstellt wurde. Das muss nicht sein, denn dies hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck und das Gefühl bei Ihrem neuen Kollegen / Ihrer neuen Kollegin, (noch) nicht erwünscht zu sein.  

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    Emotionen vor Inhalt

    In Ihrem Einarbeitungsplan sind alle Inhalte abgedeckt? Viel wichtiger als die inhaltliche Vollständigkeit ist das Gefühl, welches Sie Ihrem neuen Kollegen / Ihrer neuen Kollegin vermitteln. Geben Sie ihm/ihr von Anfang an das Gefühl, herzlich willkommen zu sein. Das steigert die Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl und dadurch letztendlich auch die Geschwindigkeit des Einarbeitungsprozesses. Denn in einer Atmosphäre in der Sie sich wohl fühlen, lernen Sie viel besser und schneller als in einer sterilen Umgebung.  

    Inhalt mit Transfer verknüpfen

    Bei der Vermittlung von Inhalten im Rahmen eines Einarbeitungsplans gibt es nichts Ermüdenderes für einen neuen Starter / einer neuen Starterin als in langen Präsentationen / mit Inhalten gefüttert zu werden. Wichtig ist es deshalb, bei der Vermittlung der Inhalte immer die folgenden Fragen aus Sicht des Starters/Starterin zu beantworten:  

    • Warum muss ich das wissen? 
    • Was habe ich davon? 
    • Wie kann ich das anwenden? 

    Binden Sie ihn/sie immer aktiv mit ein und geben Sie nach Möglichkeit die Chance zur Anwendung des Gelernten um direkt einen Transfer zu erzielen. 

    Struktur geben 

    Der Mensch braucht Struktur. In einer neuen Umgebung sogar noch dringender, da uns eine Struktur Sicherheit bietet. Beachten Sie dies auch beim Onboarding.  

    • Erstellen Sie klare Pläne mit Informationen, wann und wo etwas stattfindet 
    • Informieren Sie über Arbeitsabläufe (Beispiele: Arbeits-, und Pausenzeiten, Zeiterfassung, Ansprechpartner, etc.) 
    • Definieren Sie Prozeduren und kommunizieren Sie diese (z.B. Krankmeldungen, Urlaubsplanung, Bewertungen etc.) 
    • Geben Sie Rahmen vor in denen sich der neue Mitarbeiter / die neue Mitarbeiterin ohne Rücksprache bzw. Mit Rücksprache bewegen kann 
    • Stellen Sie ggf. einen Paten oder einen ‘buddy’ auf gleicher Hierarchie-Ebene für Fragen zur Seite 

    Führungskultur etablieren

    Die Vorerfahrungen, die jede Person mitbringt sind sehr individuell. Dies gilt auch im Hinblick auf die Erfahrungen mit dem Thema Führung. Mit einem neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin haben Sie die Chance, Ihre gewünschte Führungskultur von Beginn an mit zu etablieren bzw. zu verändern. 

    Begleiten Sie den/die ‘Neue’ auf dem Weg, indem Sie sich ernsthaft interessieren. Führen Sie von Beginn an eine offene und wertschätzende Kommunikation und gewöhnen Sie Ihren neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin vom ersten Tag direkt daran, Feedback zu geben und zu erhalten.

    Die Probezeit als solche nutzen

    Die Probezeit ist eine Orientierungsphase, um zu beurteilen ob Sie und Ihr neuer Mitarbeiter/Mitarbeiterin zueinander passen. Sie gilt also in beide Richtungen. Nutzen Sie diese Zeit dafür, eine gute Einschätzung zu erhalten, diese offen zu dokumentieren und frühzeitig ggf. Entwicklungen zu initiieren. Denn diese Entwicklungen sollten ebenfalls innerhalb der Probezeit Auswirkungen aufzeigen, damit Sie am Ende der Phase ein klares ‘ja’ oder auch ‘nein’ aussprechen zu können.

    Gehen Sie mit Ihrem Mitarbeiter/Mitarbeiterin immer wieder in den Dialog zu den beidseitigen Erwartungen. Denn eine Probezeit darf niemals ein überraschendes Ende für eine der beiden Parteien finden (unabhängig davon, ob zum Guten oder zum Schlechten). Gerade wenn Sie sich einmal vor Augen halten, was der gesamte Einarbeitungsprozess kostet, wäre es wirtschaftlich doch fatal behaupten zu müssen, dass man nicht alles gegeben hat, um den neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin optimal begleitet und vorbereitet zu haben.  

  • Zielsetzung und Motivation

    Zielsetzung und Motivation

    Zielsetzung und Motivation

    Warum Sie sich Ziele setzen sollten und wie diese

    zur Motivation beitragen 

    Einführung

    Der Psychologe Patrick Hill von der Carelton University in Kanada hat herausgefunden, das zielstrebige Menschen länger, gesünder und glücklicher leben. Doch auf welche Weise wirken Ziele eigentlich? Welche Prozesse werden durch die Zielsetzung bei Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern in Gang gesetzt? Und wie können Sie als Führungskraft diesen Prozess für sich nutzen um motivierend zu führen? Einen Einblick in diese spannende Thematik erhalten Sie mit diesem Blogbeitrag.

    Inhalt

    Was ist ein Ziel  

    Ein Ziel liegt immer in der Zukunft und bezieht sich auf ein angestrebtes Ergebnis oder eine gewünschte Verhaltensweise.  

    Beispiele für ein angestrebtes Ergebnis: 

    • Ich wiege in einem Jahr 10kg weniger  
    • Ich steigere meinen Jahresumsatz um 15% in Vergleich zum Vorjahr 

    Beispiele für eine gewünschte Verhaltensweise: 

    • Ich mache 3x pro Woche mind. 1 Stunde Sport  
    • Ich biete jedem Kunden am Gesprächsende einen Cross-Sell Artikel an 

    Wirkungsweisen von Zielen 

    Es liegt in der Natur des Menschen, sich Ziele zu setzen um eine Art inneren Kompass zu erhalten, der einem  

    • Orientierung gibt (in die richtige Richtung lenkt) 
    • Energie und Ausdauer gibt (auch lange Strecken zu überwinden) 
    • Auch neue Gebiete erforschen lässt (Denn Zielsetzungen sind die Basis um Verhalten zu messen, kontinuierlich zu entwickeln und zu optimieren) 

    Ziele führen hierdurch zu besseren Leistungen und sind ein wichtiges Instrument zur Motivation, da sie antreibend wirken und dazu motivieren, sein eigenes Verhalten entsprechend zu planen und zu organisieren. 

    Ziele richtig setzen 

    Oftmals sind fehlende Motivation und Disziplin, aber auch das falsche Setzen von Zielen Schuld daran, dass die Ergebnisse ausbleiben. Damit Ziele motivieren, ist es wichtig diese richtig zu formulieren. Hierfür gibt es einige Regeln, wie Ziele formuliert werden müssen damit diese motivierend wirken. Um diese Regeln auf einfache Art zu verinnerlichen, wurden verschiedene Methoden entwickelt. Die wohl bekannteste ist die SMART Methode: 

    S = Spezifisch (Beschreiben Sie das Ziel möglichst konkret) 
    M = Messbar (Legen Sie Kriterien fest, wie die Zielerreichung gemessen werden kann) 
    A = Anspruchsvoll (Überprüfen Sie, ob das Ziel attraktiv für Sie ist, anspruchsvoll und erreichbar.) 
    R = Realistisch (Planen Sie Ihre Ressourcen so, dass Sie das Ziel erreichen können) 
    T = Terminiert (Legen Sie den Zeitraum fest, bis wann das Ziel erreicht sein soll) 

    Beispiel: Anstatt zu sagen: ‘Ich möchte erfolgreicher werden in meinem Job’ würden Sie nach der SMART Methode Ihr Ziel so formulieren: ‘Ich werde innerhalb der nächsten 12 Monate meine Neukundenquote um 10% erhöhen. Um das zu erreichen investiere ich an jedem Arbeitstag 1,5 Stunden um gezielt Neukunden zu akquirieren.

    Unser Lernvideo zu SMART(en)-ZIELEN:

    Motivationskick für die Zielerreichung 

    Das kennt wohl jeder: Nach der anfänglichen Motivation für die Ziele stellt sich mit der Zeit eine ‘Flaute’ ein und es fällt schwerer, kontinuierlich an der Erreichung des Ziels zu arbeiten. Erst wenn Erfolge sichtbar werden und die Ziellinie bereits sichtbar wird, steigt die Motivation wieder enorm an.  

    Ein Beispiel: Wenn Sie in 6 Monaten 15 kg abnehmen möchten, dann purzeln die ersten Kilos zu Beginn noch recht schnell. Doch nach dieser Phase ist es schwer durchzuhalten, denn dann ist harte Arbeit und Disziplin angesagt. Die Motivation lässt nach und oftmals wird das Ziel dann doch aus den Augen verloren. Sind die 15kg jedoch in greifbarer Ferne, dann steigt die Motivation wieder an und Sie werden alles daransetzen, dieses auch zu erreichen. 

    In der Psychologie ist dieses Phänomen als ‘Goal-Gradient-Effekt’ bekannt. Nutzen Sie diesen Effekt als Motivationskick für sich:  

    1) Indem Sie sich Zwischenziele setzen: 
    Teilen Sie ein großes Ziel in kleinere Zwischenziele auf. Durch das Erreichen dieser Zwischenziele bleibt Ihre Motivation bestehen und Sie bleiben besser ‘am Ball’. (Beispiel: Innerhalb der ersten beiden Monate 7kg abnehmen, dann pro Monat 2kg abnehmen) 

    2) Indem Sie einen Zielkorridor definieren: 
    Formulieren Sie einen Zielkorridor, der sogar noch größer gefasst ist als das ursprüngliche Ziel. Durch den Zielkorridor (beispielsweise 10-20kg abnehmen) erreichen Sie zu Einen Ihr Ziel früher. Es stellt sich also bereits eher der Motivationskick ein, das Ziel zu erreichen. Haben Sie das Minimum-Ziel des Korridors dann bereits erreicht, stellt sich ein weiterer Motivationskick ein, auch das Maximum Ziel noch zu erreichen. Auf diese Weise übertreffen Sie Ihr ursprüngliches Ziel sogar noch.

    Ziele in Unternehmen 

    Unternehmen sind nach verschiedenen Hierarchieebenen aufgebaut – vom Mitarbeiter, über das Team, die Abteilung, das Management bis zur Geschäftsführung. Jede Ebene im Unternehmen hat eigene Ziele. Wünschenswert ist es natürlich, dass diese Ziele aufeinander abgestimmt sind, was in der Praxis oftmals nicht umsetzbar ist. Diese Zielkonflikte fördern jedoch auch Kreativität und Innovation. 

    Ein Beispiel: Wenn das Ziel der Organisationsebene lautet ‘Kosten einzusparen’, dann kann das Ziel der Abteilungsebene ‘weiter zu wachsen’ nur schwer erreicht werden. Kreative Lösungen sind hier nun von der Abteilung gefragt, wie diese trotz Kosteneinsparungen wachsen kann. So können beispielsweise durch Prozessumstellungen Kosten eingespart werden, die dann wiederum Kapazitäten für Wachstum schaffen.  

    Erfolgsentscheidend ist es, dass bei den Unternehmenszielen auch die Motivation der Mitarbeiter erkannt und berücksichtigt werden, um diese motiviert im eigenen Unternehmen zu behalten. Doch neben den offen ausgesprochenen Zielen gibt es auch verdeckte Ziele, die zwar vorhanden sind, aber nicht offen benannt werden. Hierzu zählen z.B. Normen und Werte, die das eigene Verhalten bestimmen, oftmals aber nicht bewusst bekannt sind. Diese verdeckten Ziele sind aber sehr mächtig und nicht zu vernachlässigen. Viele Unternehmen legen deshalb Unternehmenswerte und Normen fest, damit Ihre Mitarbeiter einen Abgleich mit Ihren eigenen Vorstellungen durchführen können und das Gefühl erhalten, zum Unternehmen ‘zu passen’.  

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